Arhivarea documentelor reprezintă un proces esențial în gestionarea oricărei organizații, indiferent de dimensiunea acesteia.
Ca manager sau antreprenor, este important să știi că în România arhivarea documentelor este reglementată printr-o serie de acte legislative care impun condiții clare privind păstrarea și gestionarea documentelor, atât în format fizic, cât și digital. Nerespectarea dispozițiilor legale, cum ar fi neinventarierea documentelor sau neasigurarea condițiilor de păstrare, se sancționează cu amenzi de până la 25.000 RON. Descoperă în cele ce urmează tot ce trebuie să știi despre acest subiect.
- Ce este arhivarea documentelor și de ce este importantă
- Legea arhivelor și termene de păstrare a documentelor
- Procedura de arhivare a documentelor – 10 pași esențiali
- Arhivarea fizică vs arhivarea electronică: ce să alegi
- Implementarea unui sistem eficient de arhivare
- Soluții și instrumente pentru arhivarea documentelor
Ce este arhivarea documentelor și de ce este importantă
În esență, arhivarea documentelor reprezintă procesul prin care documentele create sau primite de o companie sunt organizate, păstrate și gestionate într-un mod sistematic și controlat. Acest demers nu este doar o obligație impusă de lege, ci și o componentă esențială a unei strategii eficiente de management organizațional.
Importanța arhivării corecte a documentelor devine evidentă atunci când ne uităm la beneficiile concrete pe care le aduce în activitatea zilnică a unei firme. În primul rând, respectarea legislației în vigoare este esențială – multe tipuri de documente trebuie păstrate pentru perioade specificate clar prin acte normative, fie în companie, fie în spații de depozitare autorizate. Nerespectarea acestor cerințe poate atrage sancțiuni legale și riscuri semnificative pentru afacere.
Pe lângă conformitate, arhivarea eficientă contribuie decisiv la creșterea eficienței operaționale. Accesul rapid la informațiile necesare reduce timpul pierdut căutând documente, optimizează procesele interne și scade costurile administrative. În plus, un sistem de arhivare bine pus la punct protejează datele importante, prevenind pierderea sau deteriorarea actelor esențiale pentru funcționarea și continuitatea firmei.
Gestionarea profesionistă a arhivelor este și un instrument de reducere a riscurilor. Prin păstrarea organizată a documentelor, se diminuează șansele de distrugere accidentală, de acces neautorizat sau de pierdere în situații critice. Totodată, arhivarea corectă aduce beneficii concrete în termeni de spațiu – documentele inutile pot fi eliminate periodic, iar cele esențiale pot fi stocate eficient, reducând aglomerarea inutilă a birourilor.
Totuși, în contextul actual, în care digitalizarea devine normă, arhivarea nu se mai limitează la documente pe hârtie. Gestionarea arhivelor electronice impune utilizarea unor tehnologii moderne, capabile să asigure păstrarea datelor digitale în condiții de securitate, integritate și accesibilitate pe termen lung. Acest lucru presupune investiții în soluții IT adecvate, precum și respectarea cadrului legal privind documentele electronice.Cu peste 25 de ani de experiență în soluții pentru birouri și companii, noi, cei de la BNB, înțelegem cât de important e să arhivezi corect și eficient. Îți oferim tot ce-ți trebuie ca să-ți faci un sistem de arhivare pe măsura nevoilor tale: de la dosare de plastic și folii de protecție, la separatoare și indecși.
Legea arhivelor și termene de păstrare a documentelor
Acum că am stabilit importanța arhivării, hai să aprofundăm în continuare cadrul legal care guvernează acest proces și să înțelegem termenele de păstrare specifice pentru diferite tipuri de documente.
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările ulterioare, este cea care stabilește regulile pentru arhivarea și păstrarea documentelor la noi în țară. Această lege menționează ce obligații au cei care creează și dețin documente, dar și cât timp trebuie păstrate diferitele tipuri de acte.
Legea arhivelor: condiții și termene de arhivare a documentelor contabile
Conform legii, iată principalele termene de păstrare a documentelor:
- 5 ani – pentru registrele de contabilitate obligatorii, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară și statele de salarii;
- 10 ani – pentru situații financiare și raportări contabile;
- Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viața mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
De asemenea, legea spune că documentele trebuie păstrate în condiții bune, ferite de degradare, distrugere sau furt. Locurile de depozitare trebuie să respecte anumite cerințe:
- temperatură între 15-24°C;
- umiditate relativă 50-60%;
- protecție împotriva luminii solare directe;
- sisteme de prevenire și stingere a incendiilor.
Ca să te asiguri că documentele companiei tale sunt arhivate corespunzător, este important să creezi un nomenclator arhivistic, pentru a stabili exact cât timp trebuie păstrată fiecare categorie de documente.
Cu o experiență vastă și o gamă largă de produse pentru arhivare, noi, echipa BNB, suntem partenerul ideal care te poate ajuta să respecți toate prevederile legii arhivelor. Descoperă secțiunea noastră de produse pentru organizare și arhivare!
Ultimele modificări aduse legii arhivării documentelor prin legea 201/2024
Cea mai importantă actualizare a avut loc prin Legea nr. 201/2024, publicată în Monitorul Oficial nr. 594 din 26 iunie 2024. Aceasta aduce completări semnificative privind arhivarea documentelor electronice și face referire la asigurarea integrității, autenticității și utilizabilității documentelor electronice pe toată durata păstrării lor.
Conform noii secțiuni introduse – secțiunea V, art. 27– „creatorii și deținătorii au următoarele obligații referitoare la documentele electronice:
- să le administreze astfel încât să asigure păstrarea integrității, autenticității și posibilității de utilizare a acestora, atât în perioada folosirii curente, cât și în depozitul de arhivă;
- să adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naționale, care să respecte procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice;
- să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul și modificarea datelor de o manieră controlată, identificabilă și databilă;
- să implementeze soluții tehnice care să permită exportul datelor din sistem conform sistemului de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale.”
Procedura de arhivare a documentelor – 10 pași esențiali
Procesul de arhivare are mai multe etape esențiale, ca să te asiguri că gestionezi eficient documentele și că respecți legislația. Iată ce pași trebuie să urmezi:
- Stabilește cine se ocupă – Desemnează o persoană sau o echipă care să se ocupe de arhivare, de obicei din departamentul administrativ sau contabil.
- Vezi ce trebuie arhivat – Fă un audit ca să vezi ce tipuri și cantități de documente trebuie arhivate.
- Clasifică și grupează – Organizează documentele pe categorii și subcategorii, în funcție de tip, data creării și perioada de păstrare legală.
Descoperă mai multe sfaturi și idei pentru o organizare eficientă a documentelor tale!
- Pregătește documentele:
- Îndepărtează agrafele și capsele.
- Numerotează paginile.
- Pune documentele în dosare sau mape speciale.
- Etichetează și indexează – Pune etichete clare și fă un index ca să găsești repede documentele.
- Depozitează corect – Asigură-te că spațiul de arhivare respectă normele legale privind temperatura, umiditatea și siguranța.
- Ține evidența – Fă și actualizează registrele de evidență a documentelor arhivate.
- Controlează accesul – Stabilește reguli pentru consultarea și manipularea documentelor arhivate.
- Respectă termenele – Urmărește perioadele de păstrare și aruncă documentele expirate, conform legii.
- Digitalizează (opțional) – Scanează documentele ca să ai copii electronice, ușurând accesul și protejând originalele.
La BNB, știm că arhivarea e un proces complex și îți oferim soluții pentru fiecare etapă. De la cutii și containere de arhivare și dosare de calitate, până la sisteme de etichetare și scanere performante, avem tot ce-ți trebuie ca să arhivezi eficient și legal.
Arhivarea fizică vs arhivarea electronică: ce să alegi
În ceea ce privește modalitatea de arhivare – fizică sau electronică – trebuie să știi că fiecare are avantaje și dezavantaje. În acest caz, alegerea depinde de nevoile tale și de resursele pe care le ai.
Arhivarea fizică
Arhivarea fizică presupune stocarea documentelor în format tipărit, pe suport de hârtie, în dosare organizate și depozitate în cutii, rafturi sau fișiere speciale. Această metodă este una tradițională, dar încă frecvent utilizată, mai ales în contextul în care legislația impune păstrarea anumitor documente în format original.
Unul dintre principalele avantaje ale arhivării fizice este accesul direct la documentele originale. În situații în care este nevoie de consultarea unui act în fața unei autorități sau în instanță, existența documentului în format fizic poate constitui o dovadă incontestabilă. De asemenea, consultarea documentelor pe hârtie nu necesită echipamente speciale sau acces la tehnologie – oricine poate răsfoi un dosar, indiferent de nivelul său de alfabetizare digitală.
Există, totuși, și un caracter obligatoriu al acestei metode, în special în ceea ce privește documentele contabile și financiare. Anumite categorii de acte trebuie păstrate în format fizic pentru perioade de timp clar reglementate, tocmai pentru a garanta autenticitatea și valabilitatea acestora în cazul unor controale ulterioare.
Pe de altă parte, arhivarea fizică vine și cu o serie de dezavantaje. Cel mai evident este nevoia de spațiu – pe măsură ce trec anii și documentele se acumulează, cerințele de depozitare cresc considerabil. În plus, hârtia este vulnerabilă în fața deteriorării: se poate decolora, rupe, mucegăi sau distruge în cazul unor incidente precum incendii sau inundații. Aceste riscuri pot compromite definitiv conținutul documentelor.
Un alt aspect problematic este dificultatea de găsire rapidă a informațiilor. Fără un sistem de arhivare riguros și bine organizat, consultarea unui document poate dura ore, ceea ce încetinește semnificativ procesele administrative sau decizionale. În plus, întreținerea unui spațiu de arhivare fizică implică cheltuieli recurente – fie că vorbim despre chirie, mobilier, personal specializat sau măsuri de securitate, costurile se acumulează și pot deveni împovărătoare pe termen lung.
Arhivarea electronică
Spre deosebire de arhivarea fizică, arhivarea electronică presupune conversia documentelor din format fizic în format digital, fie prin scanare, fie prin generarea directă a documentelor în format electronic, și stocarea acestora în sisteme informatizate specializate. Acest proces nu este doar o alternativă modernă la arhivarea tradițională, ci o schimbare fundamentală în modul în care organizațiile își gestionează informațiile.
Principalul avantaj al arhivării digitale constă în economisirea spațiului fizic. Indiferent că este vorba despre o firmă mică sau o corporație cu volum mare de documente, trecerea la stocarea electronică elimină necesitatea păstrării fișierelor în dosare, dulapuri și camere de arhivă. În locul acestora, un server sau un spațiu cloud bine configurat poate păstra ani întregi de documente, într-un mod organizat și eficient.
Un alt beneficiu esențial este viteza cu care pot fi accesate informațiile. Prin utilizarea sistemelor de căutare și clasificare digitală, identificarea unui document devine o chestiune de câteva secunde. Acest lucru contribuie la reducerea timpilor de lucru și la îmbunătățirea fluxurilor operaționale. În plus, arhivarea electronică permite realizarea rapidă a copiilor de siguranță, reducând riscul pierderii informațiilor din cauza unor incidente neprevăzute.
Pe termen lung, această metodă devine mai rentabilă decât arhivarea fizică. Cheltuielile directe cu spațiul de depozitare, materialele de arhivare și manipularea documentelor se reduc considerabil, iar eficiența crescută duce la economii importante de timp și resurse. De asemenea, colaborarea devine mult mai ușoară – documentele digitale pot fi partajate instantaneu între colegi, departamente sau chiar între parteneri externi, indiferent de loc.
Totuși, arhivarea electronică implică și provocări specifice. Implementarea unui astfel de sistem necesită investiții inițiale în echipamente, aplicații software și infrastructură IT adecvată. În plus, pentru ca sistemul să fie eficient, este nevoie de o bună organizare a fișierelor digitale și, în unele cazuri, de instruirea angajaților pentru utilizarea corectă a platformelor de arhivare.
Un alt aspect de luat în calcul este dependența de tehnologie. Formatul fișierelor și compatibilitatea acestora cu viitoarele aplicații software pot deveni o problemă dacă nu se iau măsuri de actualizare și conservare digitală. În plus, arhivele digitale pot fi vulnerabile la atacuri cibernetice sau breșe de securitate, motiv pentru care trebuie implementate măsuri avansate de protecție, criptare și control al accesului.
Arhivarea în sistem hibrid
Dacă îți dorești să alegi o soluție echilibrată, poți opta pentru sistemul hibrid de arhivare. Această abordare inteligentă combină avantajele arhivării fizice cu cele ale arhivării electronice, oferind o structură flexibilă, sigură și eficientă de gestionare a documentelor.
Prin păstrarea în format fizic a documentelor originale esențiale – cum sunt cele cu valoare juridică sau fiscală –, firma se asigură că îndeplinește cerințele de conformitate și poate face față cu succes oricărui control sau litigiu. În paralel, digitalizarea documentelor prin scanare și stocare electronică permite acces rapid, partajare facilă și backup automat, eliminând timpii morți și riscurile asociate pierderii sau deteriorării hârtiei.
Integrarea semnăturilor electronice contribuie la fluidizarea proceselor interne, reducând birocrația și accelerând fluxurile de aprobare, iar implementarea unui sistem de management al documentelor (DMS) aduce coerență, transparență și control asupra întregului ciclu de viață al documentelor – de la creare și modificare, până la arhivare și eliminare.
Așadar, sistemul hibrid nu este doar o soluție de compromis, ci un model inteligent și scalabil, care permite adaptarea continuă la nevoile organizației, indiferent de dimensiune sau domeniu de activitate. Este o investiție strategică în ordine, securitate și eficiență, într-o lume în care informația trebuie să fie întotdeauna la îndemână, protejată și bine organizată.Noi, echipa BNB, te ajutăm să alegi soluția potrivită pentru afacerea ta. Îți oferim produse pentru arhivarea fizică și soluții tehnologice pentru arhivarea electronică, precum cardurile de memorie, ca tu să poți implementa sistemul care se potrivește cel mai bine nevoilor și bugetului tău.
Implementarea unui sistem eficient de arhivare
Te întrebi cum știi ce sistem de arhivare este mai eficient pentru compania ta? Ei bine, ca să implementezi un sistem eficient, urmează acești pași:
- Evaluează nevoile organizației
- Vezi ce tipuri de documente generezi și primești.
- Stabilește volumul de documente și cât de des le folosești.
- Analizează cerințele legale specifice domeniului tău.
- Fă o politică de arhivare
- Definește categoriile de documente și perioadele de păstrare.
- Stabilește proceduri clare pentru clasificare și indexare.
- Fă un nomenclator arhivistic adaptat nevoilor tale.
- Alege metoda de arhivare
- Alege între arhivarea fizică, electronică sau un sistem hibrid.
- Vezi ce spațiu ai disponibil și ce resurse îți trebuie.
- Gândește-te să folosești un program special de management al documentelor.
- Organizează spațiul de arhivare
- Amenajează un spațiu dedicat, cu temperatură și umiditate potrivite.
- Instalează sisteme de siguranță și protecție împotriva incendiilor.
- Cumpără rafturi, cutii de arhivare, etichete.
- Instruiește personalul și implementează sistemul
- Organizează cursuri ca să învețe procedura de arhivare.
- Desemnează responsabili pentru gestionarea arhivei în fiecare departament.
- Fă ghiduri și manuale de utilizare a sistemului.
- Începe cu un departament pilot, ca să testezi și să ajustezi procesul.
- Extinde treptat sistemul în toată organizația.
- Vezi cât de eficientă e implementarea.
- Asigură securitatea
- Controlează accesul la documentele sensibile.
- Criptează arhivele electronice.
- Stabilește protocoale pentru manipularea și distrugerea documentelor.
- Digitalizează arhiva existentă
- Scanează documentele fizice importante ca să ai copii de siguranță.
- Folosește tehnologii OCR ca să poți căuta în documentele scanate.
- Pune documentele digitalizate în sistemul electronic de arhivare.
Cu o experiență de peste 25 de ani, noi, echipa BNB, te putem ghida prin fiecare etapă. De la consultanță până la echipamentele necesare, suntem aici ca să te ajutăm să ai un sistem eficient, legal și adaptat nevoilor tale. Suntem în top 3 companii de birotică și produse de igienă profesională din România, un motiv în plus să ai încredere în noi.
Soluții și instrumente pentru arhivarea documentelor
Ca să arhivezi eficient, nu e suficient să cunoști nevoile companiei și să alegi o soluție la întâmplare. Ai nevoie de soluții și instrumente moderne și personalizate businessului tău care să simplifice procesul:
1. Sisteme de management al documentelor (DMS)
Sistemele de management al documentelor, cunoscute sub acronimul DMS, reprezintă o soluție digitală completă pentru organizarea, păstrarea și accesarea eficientă a documentelor într-o companie. Aceste platforme moderne permit scanarea automată a documentelor fizice, indexarea lor inteligentă și arhivarea într-un sistem centralizat, de obicei găzduit în cloud, ceea ce asigură un nivel ridicat de securitate și accesibilitate de oriunde, în orice moment.
Un DMS eficient nu doar că îți permite să găsești rapid documentele dorite prin funcții avansate de căutare, dar integrează și fluxuri de lucru digitale, prin care poți trimite fișiere spre aprobare, semnare sau revizuire fără a mai apela la versiuni tipărite sau e-mailuri nestructurate. De asemenea, aceste sisteme controlează automat versiunile documentelor și păstrează un istoric complet al modificărilor, oferind trasabilitate totală și transparență în toate etapele de lucru.
2. Programe speciale pentru arhivare
Programele specializate pentru arhivare sunt soluții software care automatizează procesul de organizare și gestionare a documentelor. Acestea permit clasificarea și etichetarea inteligentă a fișierelor, setarea automată a perioadelor de păstrare conform legislației în vigoare, generarea de rapoarte și inventare detaliate, precum și notificarea utilizatorilor atunci când un document se apropie de termenul legal de arhivare sau de eliminare.
3. Echipamente pentru scanare și digitizare
Pentru a transforma documentele fizice în format electronic și a le integra eficient într-un sistem digital de arhivare, este esențial să dispui de echipamente și soluții tehnologice adecvate.
Un prim element indispensabil este scanerul profesional, de preferat unul dotat cu alimentare automată (ADF – Automatic Document Feeder), care permite procesarea rapidă și eficientă a unor volume mari de documente, fără intervenție manuală constantă. Pe lângă hardware-ul performant, la fel de important este software-ul OCR (Optical Character Recognition), care recunoaște și extrage textul din documentele scanate, transformând imaginile statice în fișiere editabile și căutabile. Această funcționalitate este crucială pentru indexarea și regăsirea ușoară a informației.
În plus, pentru situațiile în care mobilitatea este esențială – cum ar fi lucrul în teren sau scanarea rapidă la puncte de lucru fără infrastructură fixă – pot fi utilizate soluții mobile de scanare, inclusiv aplicații avansate pentru smartphone-uri și tablete, care oferă funcții de captare, ajustare automată și trimitere directă în arhivă.
4. Sisteme de stocare și backup
Pentru a asigura păstrarea în siguranță a arhivelor digitale, este esențial să utilizezi sisteme de stocare și backup fiabile.
Serverele de fișiere dedicate sunt ideale pentru a stoca documentele într-un mediu controlat și accesibil în rețea, garantând un control total asupra datelor. O altă opțiune populară sunt soluțiile NAS (Network Attached Storage), care permit stocarea centralizată a fișierelor și oferă acces rapid și securizat de la distanță.
În plus, este esențial să implementezi servicii de backup și recuperare în cloud, care asigură protecția datelor într-un mediu sigur, protejat împotriva pierderii sau deteriorării, permițând restaurarea rapidă în caz de incidente neprevăzute.
5. Instrumente pentru arhivarea fizică
În ceea ce privește arhivarea fizică, pentru a organiza eficient documentele pe hârtie și a asigura o arhivare corectă, este important să folosești echipamente adecvate. Cutii și containere special concepute pentru arhivare sunt esențiale pentru protejarea documentelor de deteriorare, asigurându-le în același timp accesibilitate.
În același timp, etichetele și codurile de bare facilitează identificarea rapidă și organizarea corespunzătoare a fișierelor, iar rafturile și sistemele de depozitare modulare permit o gestionare flexibilă și eficientă a spațiului disponibil.
De asemenea, este recomandat să folosești dispozitive de măsurare a temperaturii și umidității, pentru a menține condițiile optime de conservare a documentelor, prevenind deteriorarea acestora pe termen lung.
La BNB, îți oferim tot ce-ți trebuie ca să arhivezi eficient documentele, conform nevoilor tale. Indiferent că ai nevoie de echipamente de scanare, programe speciale pentru managementul documentelor sau soluții de stocare sigure, suntem aici ca să-ți oferim consultanță și produse de calitate. Cu BNB ca partener, poți fi sigur că arhivezi conform legii și că sporești eficiența organizației tale.
În concluzie, implementarea unui sistem de arhivare eficient nu este doar o cerință legală, ci și o investiție strategică în viitorul organizației tale. Prin respectarea legilor, optimizarea spațiului de stocare și asigurarea securității informațiilor, vei crea un mediu de lucru mai productiv și mai sigur. În tot acest proces, BNB poate fi partenerul tău de încredere, oferindu-ți soluții complete și personalizate pentru toate nevoile tale de arhivare.
Sursă foto: Shutterstock